AIで​業務効率化するなら、​どの​業務から​始めるか。​選び方の​4つの​基準

ツール選びから​始めると、​止まりやすい

AIで​業務効率化を​しようと​すると、​まず​「どの​ツールを​入れるか」から​考えがちです。​ところが、​ツールを​入れても、​何に​使うかが​決まっていないと、​数人が​試して​終わってしまいます。

先に​決めるのは、​どの​業務を​AIに​任せるかです。​ツールは、​その​業務に​合う​ものを​後から​選べば​足ります。

業務を​選ぶ​4つの​基準

社内の​業務を​書き出し、​次の​4つで​点を​つけます。

4つが​そろう​業務から​始めます。​1つでも​欠ける​業務は、​後回しに​するか、​人が​必ず​確かめる​手順を​入れてから​任せます。

最初に​向いている​業務の​例

4つの​基準に​当ては​まりやすいのは、​次のような​業務です。

• 打ち合わせの​メモから、​議事録の​下書きを​作る
• 問い合わせの​メールを、​内容ごとに​分類する
• 社内向けの​文書の​下書きや、​言い回しの​整え
• 表の​データの​整理​（形式を​そろえる、​重複を​探す）
• よく​ある​質問への​回答の​下書き​（送る​前に​人が​確かめる）

どれも、​AIが​作った​ものを​人が​読めば、​正しいか​どうかが​すぐに​分かります。

後回しに​する​業務

逆に、​最初は​避けた​ほうが​よい​業務も​あります。

• お客様に​そのまま​送る​文章​（確かめる​手順が​ない​場合）
• 見積もり、​請求、​契約など、​お金や​約束に​関わる​判断
• 個人情報や、​社外に​出してはいけない​情報を​扱う​業務​（社内の​ルールを​先に​決める）

社内で​AIを​使う​ときの​ルールは、生成AIを​社内で​使う​ときの​ルールの​作り方に​まとめています。​国も、​AIを​使う​事業者向けの​指針を​公表しています​（経済産業省：AI事業者ガイドライン）。

小さく​始めて、​確かめてから​広げる

1つの​業務を​選んだら、​次の​順で​進めます。

1. 今の​手間を​測る。 ​その​業務に、​1回あたり​何​分かかっているか
2. 2週間ほど​試す。 AIの​出力と、​人が​確かめる​時間を​記録する
3. 比べる。 ​「AIの​作業＋人の​確認」が、​元の​手間より​本当に​短くなったか
4. 決める。 続けるか、​やり方を​変えるか、​やめるか

AIの​出力を​確かめる​時間が、​元の​作業の​時間と​あまり​変わらないなら、​その​業務は​AIに​向いていません。​確かめる​時間まで​含めて​比べる​ことが​大切です。

私たちが​自社で​進めている​こと

私たちも、​自社の​社内業務の​一部を、​AIと​プログラムで​自動に​してきました。​その​ときも、​最初に​任せたのは、​結果を​人が​すぐ​確かめられる、​定型の​作業でした。​確かめる​手順が​決まっていない​業務は、​急いで​任せないように​しています。

業務の​流れ​その​ものを​変える​段階

1つの​業務で​うまく​いったら、​次は、​業務の​流れの​中に​AIを​組み込む​段階です。​たとえば、​問い合わせの​受付から、​分類、​担当者への​振り分け、​返信の​下書きまでを​つなげる、といった​形です。

この​段階では、​今​使っている​システムや​表計算との​つなぎ込みが​必要に​なることがあります。​表計算での​管理が​限界に​近いなら、Excelでの​業務管理が​限界に​なった​ときの、​7つの​サインも​参考に​してください。

まずは​業務を​書き出す​ところから

AIで​業務効率化を​始めるなら、​ツールを​選ぶ前に、​社内の​業務を​書き出して、​4つの​基準で​並べてみてください。​4つが​そろう​業務が​1つ​見つかれば、​そこが​最初の​一歩です。