生成AIを​社内で​使う​ときの​ルールの​作り方。​中小企業が​最初に​決める​5つの​こと

禁止しても、​使われている

ChatGPTなどの​生成AIは、​個人の​スマホや​パソコンから、​誰でも​すぐに​使えます。​会社として​何も​決めていなくても、​社員が​仕事で​使い始めている​ことは​珍しく​ありません。

一律に​禁止すると、​便利さを​知った​人が、​会社に​隠れて​使うようになることがあります。​その​ほうが、​どんな​情報が​入力されているか​分からず、​危険です。​使って​よい​範囲と、​守る​ことを​決めて、​その​中で​使って​もらう​ほうが​現実的です。

国も、​AIを​使う​事業者向けの​指針として、​総務省と​経済産業省が​「AI事業者ガイドライン」を​公表しています。​2026年3月に​第1.2版が​公表され、​自社の​取り組みを​点検する​ための​チェックリストと​ワークシートも、​別添として​公開されています​（総務省：​「AI事業者ガイドライン」掲載ページ、​2026-⁠10-⁠02 確認）。​自社の​ルールを​作る​ときの​参考に​なります。

最初に​決める​5つの​こと

1. ​使って​よい​道具

会社として​使って​よい​AIの​サービスを​決めます。​個人の​アカウントで​使って​よいのか、​会社で​契約した​ものだけに​するのかも​決めます。

会社で​契約する​サービスでは、​入力した​内容を​AIの​学習に​使わない​設定が​できる​ものが​あります。​たとえば​ Anthropic は、​Claude の​法人​向けの​製品では、​入力と​出力を​初期設定では​学習に​使わないと​説明しています​（Anthropic：法人​向け製品の​データと​学習、​2026-⁠10-⁠02 確認）。​Google も、​Google Workspace の​データを​許可なく、​Workspace の​外に​ある​生成AIの​学習や​改善に​使う​ことは​ないとしています​（Google Workspace：生成AIと​プライバシー、​2026-⁠10-⁠02 確認）。​扱いは​サービスと​プランごとに​違い、​変わる​こともあるので、​どの​設定で​使うかも、​あわせて​決めて​おきます。

2. 入れてはいけない​情報

いちばん​大事なのが​ここです。​次のような​情報は、​原則として​入力しないと​決めます。

迷った​ときは​「社外の​人に​見せて​よい​内容か」で​判断する、という​基準を​1つ​決めて​おくと、​社員が​判断しやすくなります。

3. AIの​答えを​確かめる​手順

生成AIは、​もっと​もらしい​誤りを​答える​ことがあります。​とくに、​数字、​法律や​制度、​固有名詞、​出典は、​そのまま​使わずに​確かめます。

• 社外に​出す文章は、​必ず​人が​読んで​確かめる
• 数字や​制度の​説明は、​元の​資料や​公式の​ページで​確かめる
• AIが​示した​出典は、​実際に​開いて​中身を​確かめる

4. 最終的な​責任は、​人に​ある

AIが​作った​文章や​資料でも、​それを​使って​出したのは​会社です。​「AIが​書いたから」は​通りません。​AIの​出力を​使う​ときの​最終的な​確認者を、​業務ごとに​決めて​おきます。

5. 見直しの​時期

AIの​サービスや、​国の​指針は、​短い間隔で​変わります。​ルールも、​半年に​1回など​時期を​決めて​見直します。​使ってみて​困った​ことや、​新しく​使いたい​使い方も、​その​ときに​反映します。

ルールを、​1枚の​紙に​まとめる

最初の​ルールは、​A4の​紙1枚に​収まる​くらいで​十分です。

1. 使って​よい​サービスと、​その​設定
2. 入れてはいけない​情報の​一覧と、​迷った​ときの​基準
3. AIの​答えを​確かめる​手順
4. 業務ごとの​確認者
5. 次の​見直しの​時期と、​相談の​窓口

長い​規程を​作っても、​読まれなければ​守られません。​短く、​具体的に​書き、​社内で​説明する​場を​1回設けるだけで、​使い方は​かなり​揃います。

ルールを​作った​後に、​よく​出てくる​相談

• 「この​使い方は​ルールの​範囲内か」が​判断できない。 相談の​窓口を​1人決めて​おき、​判断した​結果を​ルールに​書き足していきます
• 便利な​使い方が、​部署ごとにばらばら。 うまく​いった​使い方を​共有する​場を​作ると、​会社全体の​使い方が​底上げされます
• AIに​社内の​資料を​読ませたい。 社内の​資料を​扱う​場合は、​サービスの​設定や​契約の​条件を​確かめたうえで、​対象に​する​資料の​範囲を​決めます

私たちが​社内で​守っている​決まり

bundlyzeでは、​経理・勤怠・インフラなど、​社内の​業務の​一部を​AIと​プログラムで​自動化してきました。​AIを​使う​場面が​増える​ほど、​守る​決まりははっきりさせて​おく​必要が​あります。

なかでも​大事に​しているのが、​パスワードや​システムの​鍵などの​秘密の​情報を、​ソースコードや​AIとの​やり取りに​書かない​決まりです。​決まった​保管場所にだけ​置き、​文章や​プログラムの​中には​「そこに​ある」とだけ​書きます。​表の​4つ目の​「ログイン情報」を、​自社でも​具体的な​決まりに​した​ものです。

どの​業務から​AIを​使い​始めるかは、AIで​業務効率化するなら、​どの​業務から​始めるかに​まとめています。​ルールづくりから​業務への​組み込みまでの​進め方は、AI導入支援・業務効率化の​サービスで​紹介しています。

決めるのは、​安全に​使う​ための​最低限

生成AIの​ルールは、​使わせないための​ものではなく、​安心して​使う​ための​ものです。​最初から​完璧を​目指さず、​5つの​ことを​1枚に​まとめて​始め、​使いながら直していくのが​現実的です。

まずは、​社内で​誰が、​どんな​用途で​AIを​使っているかを、​聞いてみる​ところから​始めてみてください。