AIで​議事録や​打ち合わせの​まとめを​作る​とき、​中小企業が​先に​決めて​おく​6つの​こと

AIの​議事録は、​便利に​なる​ほど​決めごとが​要る

会議の​音声を​文字にし、​要点を​まとめ、​やる​ことを​一覧に​する。​こうした​機能は、​すでに​多くの​会議ツールに​入っています。​議事録の​下書きは、​AIに​任せやすい​業務の​代表です。​AIが​作った​ものを、​会議に​出ていた​人が​読めば、​正しいか​どうかを​すぐに​確かめられるからです。

一方で、​議事録には、​ほかの​業務には​ない​特徴が​あります。

• 素材が、​参加者全員の​発言である。​自分の​文章ではなく、​ほかの​人の​声と​言葉を​扱う
• 社外の​人が​加わる​ことがある。​取引先の​発言や、​取引先から​聞いた​話も​記録に​入る
• 録音、​文字起こし、​要約と、​記録が​3つに​増える。​それぞれに​保存先と、​見られる​人が​ある
• 要約の​誤りに​気づきにくい。​読みやすい​文章に​なっている​ぶん、​言っていない​ことが​書かれていても​見落としやすい

総務省と​経済産業省の​「AI事業者ガイドライン」も、​AIを​業務で​使う側に、​出力の​精度と​リスクの​程度を​理解したうえで​使う​こと、​個人情報や​機密情報を​不適切に​入力しない​こと、​関係する​人から​提供される​データを​使う​予定が​ある​ときは、​その​人たちに​あらかじめ情報を​提供する​ことを​求めています​（総務省：AI事業者ガイドライン​（第1.2版）​本編​（PDF）、​2026-⁠10-⁠02 確認）。​会議の​発言は、​まさに​参加者から​提供される​データです。

始める​前に、​次の​6つを​決めて​おきます。

1. 今の​会議ツールの​機能で​足りるかを、​先に​確かめる

AIで​議事録を​作る​ために、​新しい​サービスを​契約する​必要が​あるとは​限りません。​今​使っている​会議ツールに、​文字起こしや​要約の​機能が​入っている​ことが​多いからです。

出典：Microsoft サポート：Teams 会議の​ライブ トランスクリプト、Microsoft Learn：Teams の​通話、​会議、​イベントの​ための​インテリジェント要約、Google Meet ヘルプ：文字起こしを​使用する、Google Meet ヘルプ：​自動メモ生成、Zoom サポート：Using Meeting Summary with AI Companion（いずれも​ 2026-⁠10-⁠02 確認）。​使える​機能は、​契約している​プランや​提供の​状況で​変わります。​自社の​契約で​使えるかは、​公式で​最新を​確認してください。

会議ツールの​中の​機能を​使う​利点は、​記録が、​今の​会社の​アカウントと​保存場所の​管理の​中に​残る​ことです。​録音の​ファイルを、​別の​文字起こしの​アプリや​AIの​サービスに​取り込む形に​すると、​保存先、​見られる​人、​入力した​内容の​扱いを、​その​サービスごとに​確かめ直す​必要が​あります。​個人情報保護委員会も、​個人データを​含む​内容を​生成AIの​サービスに​入力する​場合は、​その​サービスの​事業者が​機械学習に​使わない​ことなどを​十分に​確認するよう注意を​呼びかけています​（個人情報保護委員会：生成AIサービスの​利用に​関する​注意喚起等に​ついて、​2026-⁠10-⁠02 確認）。

会議ツールの​機能で​足りないと​感じるのは、​たとえば、​決まった​書式の​議事録に​したい、​社内の​業務システムや​タスク管理に、​やる​ことを​自動で​登録したい、といった​場合です。​その​ときも、​まず​会議ツールの​機能で​試し、​何が​足りないかが​はっきりしてから、​つなぐ​仕組みを​検討します。

2. 録音と​文字起こしを、​参加者に​どう​伝えるかを​決める

法律で​求められる​ことと、​会社として​決める​こと

個人情報保護委員会は、​通話の​内容から​特定の​個人を​識別できる​場合は​個人情報に​当たり、​事業者は​利用目的を​通知または​公表する​義務を​負うが、​録音している​ことを​伝える​義務までは​負わない、と​説明しています​（個人情報保護委員会：Q&A 1-⁠10、​2026-⁠10-⁠02 確認）。

つまり、​法律で​求められるのは​「何の​ために​使うか」を​通知または​公表する​ことです。​ただ、​伝える​義務が​ない​ことと、​伝えなくて​よい​ことは​別の​話です。​上で​触れた​AI事業者ガイドラインも、​関係する​人から​提供される​データを​使う​予定が​ある​ときは、​あらかじめ情報を​提供する​ことを​求めています。​会社の​ルールとしては、​毎回​伝えると​決めて​おく​ほうが、​参加者との​信頼を​保てます。

ツールが​表示する​通知だけに​頼らない

多くの​会議ツールは、​文字起こしや​要約が​動いている​ことを​画面に​表示します。​Teams では、​文字起こしが​始まると​参加者全員に​通知されます。​Google Meet では、​文字起こしや​自動メモ生成が​動いている間、​参加者全員の​画面に​アイコンが​表示され、​Google は​自動メモ生成を​使う​ことを​全員に​知らせるよう​案内しています。​Teams には、​参加者が​明示的に​同意しないと​録画や​文字起こしの​対象に​ならないように​する​管理者向けの​設定も​あります​（Microsoft Learn：会議と​イベントの​ Teams レコーディング ポリシーを​管理する、​2026-⁠10-⁠02 確認）。

ただ、​画面の​小さな​アイコンに、​全員が​気づくとは​限りません。​会議室の​1台の​端末に​複数の​人が​集まって​参加する​場合や、​電話で​参加する​人が​いる​場合は、​全員が​同じ​画面を​見ているとも​限りません。​伝え方は、​次の​3か所で​決めて​おきます。

• 招待の​文面。 ​「議事録の​作成の​ため、​文字起こしと​AIの​要約を​使います」と​書いて​おく
• 会議の​冒頭。 進行役が​一言​伝え、​記録してほしくない​話が​あれば​止めると​添える
• 止める​場面。 人事の​話や、​個人の​事情に​触れる​話に​なったら、​記録を​止めてから​話す

3. 社外の​人が​いる​会議では、​事前に​了解を​取る

取引先、​お客様、​採用の​応募者など、​社外の​人が​加わる​会議では、​社内の​会議よりも​一段​慎重に​決めます。

• 事前に​了解を​取る。 招待や​メールの​時点で、​文字起こしと​AIの​要約を​使う​ことと、​使う​目的を​伝える。​断られたら​使わず、​人が​メモを​取る
• 相手から​預かった​情報に​気を​つける。 秘密保持の​契約を​結んでいる​相手の​話は、​記録や​共有の​範囲が​契約に​合っているかを​確かめる
• 共有の​範囲を​選ぶ。 Google Meet の​自動メモ生成では、​メモを​共有する​相手を、​組織外を​含む招待者全員、​組織内の​招待者、​主催者と​共同主催者のみから​選べる。​Teams でも、​外部の​参加者は、​録画が​明示的に​共有されている​場合にだけ​見られる
• 相手の​AIが​参加してくる​場合も​決めて​おく。 会議ツールに​よっては、​ほかの​会社の​会議ツールの​会議にも​AIの​アシスタントが​参加し、​文字起こしと​要約を​作れる。​Zoom の​ AI Companion は、​Google Meet と​ Microsoft Teams の​会議に​参加でき、​参加者には​会議の​開始から​3分後に​チャットで​知らせると​案内している​（Zoom サポート：Using AI Companion in third-⁠party meetings、​2026-⁠10-⁠02 確認）。​自社が​主催する​会議に、​知らない​AIの​アシスタントが​入ってきたら​どうするか​（目的を​聞く、​退出して​もらう）も​決めて​おく

あわせて、​そもそも​AIの​議事録を​使わない​会議を​決めて​おくと、​毎回​迷いません。​たとえば、​人事の​評価や​処遇の​話、​採用の​面接、​取引の​条件の​交渉、​相手の​秘密の​情報を​扱う​打ち合わせなどです。​AI事業者ガイドラインは、​AIの​出力を​特定の​個人の​評価の​参考に​する​場合は、​その​本人に​AIを​使っている​ことを​通知する​よう​求めています。​発言の​記録や​要約を、​社員の​評価に​使わない​ことも、​ルールに​書いて​おきます。

4. 録音、​文字起こし、​要約の​保存先と​保存期間を​決める

AIで​議事録を​作ると、​記録は​3つに​増えます。​それぞれ、​どこに​残り、​誰が​見られ、​いつ消すのかを​決めます。

会議ツールの​機能を​使う​場合、​記録は、​主催者の​クラウドの​保存場所に​残る​ことが​多く​あります。​Teams では、​録画は​開催者の​ OneDrive か​ SharePoint に​保存され、​会議に​招待された​人には​見る​権限が​与えられ、​Microsoft 365 の​検索の​対象にもなります。​AI の​メモと​タスクは、​組織の​ポリシーに​従って​期限切れに​なると​案内されています​（Microsoft サポート：Microsoft Teams の​要約、​2026-⁠10-⁠02 確認）。​つまり、​何も​決めなければ、​主催者ごとの​フォルダに​記録が​たまり、​残る​期間も​会社の​ポリシー次第に​なります。

個人情報保護法は、​個人データを​利用する​必要が​なくなった​ときは、​遅滞なく​消去する​よう​努めなければならない、としています​（e-⁠Gov 法令​検索：個人情報の​保護に​関する​法律 第22条、​2026-⁠10-⁠02 確認）。​録音や​文字起こしが​法律上の​個人データに​当たるかは、​記録の​整理の​仕方で​変わりますが、​議事録を​確定させる​ための​材料は、​確定したら​役目を​終えると​考えると、​残す期間を​決めやすくなります。

保存先に​ついては、​次の​点も​決めて​おきます。

• 個人の​スマートフォンや​個人の​アカウントに​残さない。 録音の​アプリを​個人で​入れて​使うと、​会社が​記録の​場所を​把握できない
• 退職や​異動の​ときに​引き継ぐ。 主催者の​フォルダに​記録が​ある​場合、​その​人の​退職とともに​見られなくなったり、​逆に​残り続けたりする
• 確定した​議事録の​置き場所を​1つに​する。 下​書きと​確定版が​並んでいると、​後で​読む人が​下書きを​正しい​ものとして​扱ってしまう

確定した​議事録を、​後から​AIに​読ませて​社内の​質問に​答えさせる​使い方も​あります。​その​場合も、​下書きや​文字起こしではなく、​確定版だけを​読ませる​ことが​大切です。​考え方は、社内の​マニュアルや​規程に​AIで​答えさせる​仕組みに​まとめています。

5. 要約は、​会議に​出ていた​人が​確かめる

AIの​要約は、​正しいとは​限りません。​Microsoft は、​Teams の​要約に​ついて、​AIが​作った​内容の​一部は​不正確、​不完全、​または​不適切な​場合が​あると​明記しています。​Google も、​自動メモ生成の​メモは、​不完全または​不正確な​場合が​あると​案内しています。

確かめるのは、​会議に​出ていた​人、​できれば​進行役です。​会議に​出ていない​人には、​要約が​実際の​話と​合っているかを​判断できません。​会議の​後、​時間が​空く​ほど​記憶が​薄れるので、​その​日の​うちに​確かめると​決めて​おきます。

全部を​同じ​細かさで​読む必要は​ありません。​誤りが​起きやすく、​誤った​ときの​影響が​大きい​箇所を​重点的に​見ます。

迷う​箇所は、​要約ではなく​文字起こしの​元の​発言に​戻って​確かめます。​それでも​分からなければ、​発言した​本人に​聞きます。​AIの​要約を​直した​記録を​残しておくと、​どの​種類の​会議で、​どんな​誤りが​多いかが​分かり、​ツールの​使い方や​会議の​進め方を​見直す​材料に​なります。

社外に​出す議事録や、​取引先と​共有する​議事録は、​社内向けよりも​一段​慎重に​確かめます。​AIが​作った​文章でも、​それを​共有したのは​会社です。​生成AIの​答えの​確かめ方を​社内の​ルールに​する​方法は、生成AIを​社内で​使う​ときの​ルールの​作り方に​まとめています。

6. 決定事項と​やる​ことを、​会議の​中で​確定させる

議事録で​いちばん​大事なのは、​何が​決まり、​誰が​何を​いつまでに​やるかです。​会議ツールの​多くは、​ここを​抜き出す機能も​持っています。​Google Meet の​自動メモ生成は​「決定事項」と​「次の​ステップ」の​項目を​作り、​Teams の​要約には​ AI が​勧める​タスクが​出ます。​Zoom も、​会議の​要約や​文字起こしから、​新しい​タスクを​提案する​機能を​案内しています​（Zoom サポート：Using AI task creation and management with Zoom Tasks、​2026-⁠10-⁠02 確認）。

ただ、​AIが​抜き出すのは​「話に​出た​こと」です。​担当や​期限が​会議の​中で​口に​されていなければ、​AIにも​分かりません。​AIが​担当や​期限を​推測して​埋めてしまうと、​本人の​知らない​ところで​仕事が​割り振られます。

おすすめなのは、​議事録を​次の​3つの​区分で​整理する​ことです。

いちばん​効くのは、​会議の​最後の​数分を、​この​確認に​使う​ことです。​AIの​下書きを​画面に​出し、​決定事項と​やる​ことを​参加者で​確かめれば、​会議の​後で​直す手間も、​認識の​違いも​減ります。​担当と​期限が​決まらなかった​やる​ことは、​空欄の​まま​残し、​AIに​埋めさせません。

確定した​やる​ことを、​タスク管理の​ツールに​登録する​ところまで​自動に​する​方法も​あります。​ただし、​自動に​するのは、​決定事項と​やる​ことを​人が​確かめた​後の​版からにします。​確かめる​前の​下書きから​自動で​登録すると、​誤った​タスクが​増えるだけに​なります。

秘密の​情報は、​会議で​口にしない

bundlyzeでは、​社内の​業務の​一部を​AIと​プログラムで​自動化してきましたが、​パスワードや​システムの​鍵のような​秘密の​情報は、​ソースコードや​AIとの​やり取りに​書かず、​決まった​保管場所にだけ置く​決まりに​しています。

議事録の​AIを​使うなら、​この​決まりは​会議にも​そのまま​当ては​まります。​会議で​パスワードを​読み上げたり、​画面に​ログインの​情報を​映したりすると、​それが​文字起こしと​要約に​残り、​共有された​人全員が​見られる​記録に​なります。​秘密の​情報は、​会議では​「保管場所の​どこに​あるか」だけを​伝え、​中身は​口に​しない。​これだけで、​記録から​漏れる​経路を​1つ減らせます。​AIまわりの​情報が​漏れる​経路は、ChatGPTの​情報漏洩は、​どこから​起きるのかに​整理しています。

私たちは​大阪の​グラングリーン大阪を​拠点に、​関西を​中心に、​全国の​お客様と​オンラインで​進めています。​AI導入支援では、​対象の​業務の​整理から、​小さな​試作、​出力の​確認、​ツールとの​連携、​社内の​ルールと​定着までを​段階に​分けて​進めます。​会議ツールの​機能で​足りない​部分が​あれば、​タスク管理や​業務システムへの​つなぎ込みも​同じ​会社で​受けられます。​進め方は、AI導入支援・業務効率化の​サービスに​まとめています。​どの​業務から​AIを​試すかの​選び方は、AIで​業務効率化するなら、​どの​業務から​始めるかに​まとめています。

まず、​次の​社内会議で​1つだけ試す

AIの​議事録を​始めるなら、​社外の​人が​いない、​定例の​社内会議を​1つ​選んでください。​招待の​文面に​文字起こしを​使う​ことを​書き、​会議の​冒頭で​伝え、​最後の​数分で​決定事項と​やる​ことを​画面で​確かめる。​終わった​後に、​要約の​どこを​直したかを​記録する。​1回やってみると、​自社の​会議で​決めて​おくべきことが、​具体的に​見えてきます。