Excelでの​業務管理が​限界に​なった​ときの、​7つの​サイン

Excelが​悪いわけではない

Excelは、​始めやすく、​形を​自由に​変えられる、​よく​できた​道具です。​会社が​小さいうちは、​業務の​管理を​Excelで​回すのは​とても​合理的です。

問題が​出てくるのは、​会社や​業務が​大きくなった​ときです。​人が​増え、​扱う​件数が​増え、​ほかの​業務との​つながりが​増えると、​Excelの​手軽さが、​そのまま​弱さに​変わります。

限界が​近いときに​出る、​7つの​サイン

1. 同じ​ファイルを、​同時に​触れない

「今、​誰かが​開いているので​編集できない」​「保存したら、​他の​人の​変更が​消えた」。​共有の​仕方で​工夫は​できますが、​同時に​使う​人が​増える​ほど、​行き違いが​増えます。

2. 同じ​内容を、​何か所にも​入力している

受注の​シートに​入れた​内容を、​請求の​シートにも、​在庫の​シートにも​入れ直している。​転記が​増える​ほど、​手間と​ミスが​増えます。

3. 転記や​計算の​ミスが、​あとから​見つかる

数字が​ずれていた、​行が​ずれて​コピーされていた。​気づくのが​月末や、​お客様に​指摘された​とき、という​状態は​危険です。

4. シートを​直せる​人が、​1人しかいない

複雑な​関数や​マクロが​入った​シートは、​作った​人しか​直せない​ことがあります。​その​人が​休んだり​辞めたりすると、​業務が​止まります。

5. ​「最新の​ファイル」が​どれか​分からない

ファイル名の​末尾に​「最新」​「最終」​「修正版」が​並び、​どれが​正しいのか誰にも​分からない。​この​状態では、​数字を​信じて​判断できません。

6. 外出先や​スマホから、​確かめられない

現場や​客先で、​在庫や​予約の​状況を​その​場で​確かめたいのに、​会社の​パソコンを​開かないと​分からない。​業務の​速さに​直接響きます。

7. 集計に、​毎月​何時間も​かかっている

月末に、​いくつもの​シートから​数字を​集めて、​手作業で​集計している。​その​時間​その​ものが​コストです。​集計が​遅いと、​判断も​遅れます。

サインが​出たら、​次に​取る​手

1. 困っている​業務を、​1つに​絞る

7つの​サインの​うち、​一番​困っているのは​どの​業務かを​決めます。​受注、​在庫、​顧客、​予約など、​全部を​同時に​移そうと​すると、​失敗しやすくなります。

2. ​その​業務の​流れを​書き出す

誰が、​何を​受けて、​どの​シートに​入れて、​誰に​渡しているか。​今の​Excelの​使い方を​そのまま​書き出すと、​どこで​二重入力や​ミスが​起きているかが​見えてきます。

3. 既製の​サービスで​足りるかを​確かめる

その​業務が、​どの​会社でも​やり方が​変わらない​ものなら、​既製の​サービス​（SaaS）で​十分な​ことがあります。​やり方​その​ものが​自社の​強みなら、​業務に​合わせて​作る​方法を​考えます​（判断の​基準はSaaSか、​オーダーメイドかで​詳しく​書いています）。

4. 小さく​移して、​使いながら直す

最初から​完璧な​仕組みを​目指さず、​まずは​1つの​業務を​移し、​実際に​使いながら直していきます。​うまく​いったら、​隣の​業務に​広げます。

サインごとに、​システムで​何が​変わるか

7つの​サインは、​システムに​すると​次のように​変わります。​移す業務を​選ぶ​ときの​目安に​してください。

ただし、​移す前に​「誰が、​何を、​どこまで​直して​よいか」を​決めて​おかないと、​Excelの​ときの​混乱が​そのまま​移ります。​何を​決めて​おくかは、要件定義とは。​システム開発を​頼む前に、​発注する​側が​準備する​ことに​まとめています。

Excelを​やめなくていい​場合も​ある

すべての​業務を​システムに​移す必要は​ありません。

• 一時的な​分析や、​試しの​計算
• 1人で​使う、​件数の​少ない​管理
• 形が​よく​変わる、​決まった​流れのない​作業

こうした​用途では、​Excelの​自由さが​今でも​強みです。​システムに​するのは、​複数の​人が​同時に​使い、​件数が​多く、​流れが​決まっている​業務から、と​考えると​判断しやすくなります。

bundlyzeでも、​Excelからの​移行を​相談された​ときは、​全部を​作り​替える​前に、​いちばん​困っている​業務を​1つ​選んで​小さく​移す​ことを​おすすめしています。​私たちは、​多業種に​対応した​予約管理システムを​自社プロダクトとして​企画から​運用まで​開発しており、​技術責任者は​業務システムの​要件定義から​開発、​保守運用までを​経験しています。​進め方はシステム開発の​サービスに​まとめています。

限界の​サインは、​会社が​伸びた​証拠でも​ある

Excelで​回らなくなるのは、​それだけ業務が​増え、​人が​増えたということです。​悪い​ことではありません。​避けたいのは、​限界の​まま​無理を​続ける​ことです。

まずは、​7つの​サインの​うちいく​つ当ては​まるかを、​チームで​数えてみてください。