ホームページと​業務システム​（予約・問い合わせ・顧客管理・LINE）を、​同じ​会社に​頼むか​分けるか決め手は、​つなぎ目を​誰が​持つか

決めるのは​会社の​数より、​つなぎ目を​誰が​持つか

ホームページの​制作会社と​システムの​開発会社を、​1社に​するか​2社に​するか。
この​問いに、​どちらが​正しいという​答えは​ないと​私は​考えています。
迷ったときに​見るべきなのは、​2つの​仕事の​間に​ある​「つなぎ目」です。

問い合わせフォームを​例にします。
お客様が​入力して​送信ボタンを​押すまでは、​ホームページの​仕事です。
送られた​内容が​社内に​届き、​顧客の​台帳に​1行増えて、​担当者が​対応するところからは、​業務システムの​仕事です。
その間で、​入力された​項目を​受け取り、​決まった​形に​直して​台帳に​渡す部分が、​つなぎ目に​なります。

つなぎ目は、​どちらの​会社の​見積もりにも​入りにくい場所です。
制作会社は​「フォームを作って、​送信されたら​メールが​届く​ところまで」、​開発会社は​「台帳に入った​データを​扱う​ところから」と考えていると、​その間が​誰の​仕事でもなくなります。
1社に​頼むか​分けるかは、​この​つなぎ目を​1か所に​置くか、​2社の​約束で​埋めるかの​違いだと​言い​換えられます。

同じ​会社に​頼む場合と、​分けて​頼む​場合の​比較

違いが​出やすいところを​表に​しました。
どちらの​列にも、​よい面と​手間の​かかる​面が​あります。

費用は、​1社に​まとめれば​安くなる、​分ければ​安くなる、とは​言い​切れません。
金額を​決めるのは、​作る​ページと​機能の​量、​つなぎ目の​数、​データを​移す量、​公開した​後に​誰が​何を​受け持つかです。
比べるときは、​総額より​先に、​つなぎ目の​作業が​どちらの​見積もりの​どの​行に​入っているかを​確かめると、​抜けと​二重の​両方を​見つけやすくなります。

名義の​具体的な​持ち方は、​ホームページに​ついてはホームページを​外注しても、​手放さないものに、​システムの​ソースコードに​ついては外注先が​書く​コードも、​GitHubの​自社の​組織に​置くに​書きました。

つなぎ目は、​例えば​この​3か​所

中小企業の​ホームページと​業務システムの​間で、​よく​出てくる​つなぎ目を​3つ​挙げます。
自社に​どの​つなぎ目が​あるかを​書き出すと、​同じ​会社に​頼むか​分けるかの​話が​具体的に​なります。

フォームから​台帳へ

問い合わせや​資料請求の​フォームに​入力された​内容を、​顧客の​台帳や​案件の​一覧に​入れるところです。
決めることは、​どの​項目を​どの​欄に​入れるか、​同じ​人が​2回送ってきたときに​1人として​扱うか、​送信の​通知と​台帳への​記録の​どちらが​先か、です。
どの​ページから​来た​問い合わせかを​台帳に​残したいなら、​フォームの​側で​その​情報を​一緒に​送る​作りに​しておく​必要が​あります。
ここは、​ホームページを​作る​段階で​決めておかないと、​後から​足すのが​手間に​なる​部分です。

予約から​通知へ

ホームページの​予約の​画面で​受けた​予約を、​担当者や​店舗に​知らせ、​予約の​台帳に​入れるところです。
メールで​知らせるのか、​社内の​チャットに​流すのか、​お客様にも​確認の​メールを​送るのか。
変更と​取り消しも​同じ道を​通るのか。
既製の​予約サービスを​使う​場合は、​その​サービスから​何を​外に​渡せるかで、​つなげられる​範囲が​決まります。
自社の​予約が​どの​型かを​先に​書き出す方法は予約管理システムの​選び方に​まとめています。

LINEから​顧客へ

LINE公式アカウントの​友だちが、​台帳の​どの​お客様なのかを​結ぶところです。
LINEの​表示名では​結べないので、​お客様本人に​操作してもらって​結ぶ​段取りが​要ります。
ここは、​ホームページ​（結ぶための​画面）とシステム​（台帳）とLINEの​設定の​3つに​またがるので、​分けて​頼むと、​段取りの​持ち主が​あいまいに​なりやすい​場所だと​私は​見ています。
結び方と、​チャネルを​置く​プロバイダーの​名義の​決め方はLINE公式アカウントの​友だちと、​自社の​顧客台帳を​つなぐに​詳しく​書きました。

自社の​サイトで、​フォームと​記録を​同じ手で​作って​決めたこと

この​サイトの​問い合わせフォームは、​ページも、​送信を​受け取る​仕組みも、​自分たちで​作っています。
受け取る​仕組みの​プログラムでは、​送られた​内容を​まず​記録に​保存し、​その後で​通知の​メールを​送る​順番に​しました。
保存に​失敗しても​メールは​送り、​メールの​送信に​失敗しても​保存できていれば、​お客様の​画面には​受け付けたと​返します。
記録には​「メールを送ったか」の印を​持たせているので、​メールの​送信に​失敗した​問い合わせを​後から​探せます。
通知の​メールには​記録の​IDを​入れ、​メールと​記録を​照らし合わせられるようにしました。

順番と​印を​決めるには、​フォームの​画面で​何を​送るか​（項目や、​どの​ページから​来たか）と、​受け取った​側で​何を​残すかを、​同時に​考える​必要が​ありました。
同じ手で​両側を​作ったから​1回の​判断で​済んだ​部分です。
分けて​頼むなら、​この​「どちらが先か」「失敗したらどうするか」を、​両社の​取り決めとして​書面に​残すことになります。

フォームが​止まっていないかを​見張る​方法は予約・問い合わせフォームが​止まっていないか、​見張る​方法に、​メールが​届かないときの​直し方は問い合わせフォームの​メールが​届かないときの​直し方に​書いています。

分けて​頼むほうが​合う​場合

同じ​会社に​頼むほうが​話は​早くなりますが、​分けたほうが​合う​場面も​あります。

一つ目は、​今の​ホームページの​制作会社と​うまく​いっていて、​システムだけを​足したい​場合です。
デザインや​更新の​進め方に​満足しているなら、​ホームページを​移す理由は​ありません。
つなぎ目の​取り決めだけを​3者で​作れば​足ります。

二つ目は、​業務システムの​側に、​業界向けの​既製の​サービスが​すでに​あり、​そこに​合わせるのが​近道な​場合です。
システムを​作るのではなく​既製の​サービスを​選ぶなら、​ホームページの​会社には、​その​サービスの​予約画面や​フォームを​どう​埋め込むか、​どこへリンクするかを​頼む形に​なります。
既製の​サービスで​足りるかの​判断はSaaSか、​オーダーメイドかに​まとめています。

撮影や​取材で​現場に​何度も​通う​ホームページなら、​近くの​制作会社のほうが​向いていることがあります。
システムは​画面の​共有と​Web会議で​進められる​部分が​多いので、​そちらだけ離れた​会社に​頼む形も​あります。

もう​一つ、​1社に​全部を​任せると、​その​会社が​対応できなくなったときに​両方が​止まる、という​心配から​分ける​会社も​あります。
分けて​おけば、​片方が​替わっても​もう​片方は​動き続けます。
ただし、​名義を​自社で​持ち、​つなぎ目の​資料を​残しておくことが​前提です。

お客様の​情報が​2社を​通るとき、​監督するのは​発注した​自社

フォームの​受け取りや​台帳の​運用を​外の​会社が​行うと、​フォームに​入力された​氏名や​連絡先は、​その​会社の​仕組みを​通ります。
個人情報保護法では、​お客様の​個人データの​扱いを​外の​会社に​任せることを​「委託」と呼び、​委託した​会社は、​任せた​個人データの​安全管理が​図られるよう、​委託先に​「必要かつ適切な​監督」を行わなければならないとしています​（25条）。
個人情報保護委員会の​ガイドラインは、​監督の​中身として、​適切な​委託先を​選ぶこと、​委託契約を​結ぶこと、​委託先での​扱いの​状況を​把握することを​挙げ、​委託先が​さらに​別の​会社に​任せる​（再委託）場合の​確かめ方にも​触れています。
同じ​ガイドラインは、​個人データの​「入力（本人からの取得を​含む。）」も委託の​例に​挙げています。
フォームで​受け付ける​部分を​任せることも、​ここに​入ります。

利用目的に​必要な​範囲で​委託し、​それに​伴って​個人データを​渡すことは、​本人の​同意が​要る​「第三者への提供」には当たりません​（27条5項1号）。
その​代わり、​委託された​会社は、​任された​仕事の​範囲でしか​その​データを​扱えません。
フォームを​作るだけで、​受け取った​データは​自社の​メールや​サーバーに​直接届く​形なら、​制作会社は​個人データを​扱わないこともあります。
扱う​会社が​2社あり、​それぞれと​自社が​契約するなら、​両社とも​自社からの​委託先です。
片方が​もう​片方に​作業を​頼む形なら​再委託に​なるので、​その​相手と​中身を​自社が​先に​知らされ、​承認する​形に​しておきます。
2社の​間で​データを​やり取りする​場合も、​何を​渡して​よいか、​どこまで​扱って​よいかは、​委託する​自社が​決めておくものだと​私は​考えています。

漏えいのときの​決まりも、​2社に​分けると​関係者が​増えます。
個人データの​漏えいなどで​報告の​対象に​なる​事態が​起きた、​または​起きた​おそれが​あると​知ったら、​会社は​個人情報保護委員会に​報告します​（26条）。
速報は​知ってから​速やかに​（目安は概ね3〜5日以内）、​確報は​30日以内が​期限です。
不正アクセスなど、​不正の​目的で​行われた​おそれが​ある​行為に​よる​漏えいなどの​場合、​確報の​期限は​60日以内です。
委託している​場合は、​原則として​委託元と​委託先の​両方に​報告の​義務が​あり、​委託先が​委託元に​知らせたときは、​委託先の​報告の​義務が​なくなる、という​決まりです。
委託先から​委託元への​知らせも​速やかに​行うもので、​目安は​概ね3〜5日以内と​されています。
ガイドラインには、​ウェブサイトの​入力ページが​第三者に​改ざんされ、​入力された​個人情報が​その​第三者に​送られた​場合で、​入力された​内容を​台帳などに​入れる​予定だったときが、​報告の​対象の​例として​載っています。
台帳に​入る​前の、​フォームの​段階で​起きることも​含まれるということです。
分けて​頼むなら、​異常に​気づいた​会社が​誰に​何日以内に​知らせるかを、​両社との​契約か​取り決めに​入れておきます​（個人情報保護委員会：個人情報の​保護に​関する​法律に​ついての​ガイドライン​（通則編） 3-4-4・3-5-3・3-6-3、​2026-10-06 確認）。

外の​会社を​通る​道が​増えること自体にも、​注意が​要ります。
IPA​（情報処理推進機構）の「情報セキュリティ10大脅威 2026」の組織編では、「サプライチェーンや委託先を​狙った​攻撃」が2位に​選ばれています​（IPA：情報セキュリティ10大脅威 2026、​2026年1月29日公開、2026-10-06 確認）。
頼む​会社が​1社でも​2社でも、​それぞれの​会社が​管理画面や​サーバーに​入る​権限を、​必要な​範囲に​絞って​渡すことが​基本です。

止まったときは、​つなぎ目の​前後から​調べる

「問い合わせが台帳に​入っていない」と気づいたときに、​調べる​順番は​同じ​会社でも​分けた​場合でも​変わりません。
お客様の​画面で​送信できたか。
受け取る​仕組みに​届いたか。
つなぎ目で​形を​直して​台帳に​渡せたか。
台帳に​入ったが、​通知が​出なかっただけか。

分けて​頼んでいる​場合は、​この​順番の​どこまでを​誰が​見るかを​決めておきます。
私は、​最初の​窓口を​つなぎ目を​作った​会社に​置き、​その​会社が​「フォームの側か、​台帳の​側か」を切り分けてから、​もう​一方に​連絡する​形が​よいと​考えています。
つなぎ目を​自社で​作った​場合は、​自社が​その​窓口に​なります。
分けて​頼んだときに​時間が​かかりやすいのは、​どちらも​「相手の側の​問題だと​思う」で止まる​形です。

公開した​後に​何を​誰が​受け持つかの​決め方は、システムの​保守契約で​確かめることに​まとめています。

契約の​前に​聞く​質問

同じ​会社に​頼む場合も、​分けて​頼む​場合も、​次の​質問への​答えを​書面でもらっておくと、​後の​行き違いが​減ります。

依頼先の​種類ごとの​向き不向きや、​業務システムの​依頼先を​比べる​基準は、業務システムの​開発を​大阪で​頼むときの、​依頼先の​比べ方と​進め方に​書いています。
Excelでの​管理が​限界に​近いか​どうかの​見分け方はExcelでの​業務管理が​限界に​なったときの、​7つの​サインに​まとめました。

bundlyzeは、​大阪市北区の​グラングリーン大阪を​拠点に、​大阪・兵庫を​中心とした​関西の​会社の​ホームページ制作と​業務システムの​開発を​同じ​チームで​受けていて、​フォームや​予約、​LINEからの​問い合わせを​社内の​台帳に​つなぐところまで​一度に​相談でき、​打ち合わせは​Web会議でも​対面でも​できます。
この​記事を​書いた​津嘉山は、​業務システム開発と​AWSを​専門と​する​エンジニアで、​この​サイトの​問い合わせフォームも、​画面から​受け取る​仕組みまで​設計して​作っています。