SaaSか、​オーダーメイドか。​業務システム選びで​迷った​ときの​判断基準

以前は、​SaaSに​業務を​合わせるしかなかった

自社専用の​システムを​作るには、​長い​期間と​大きな​費用が​かかりました。​作れるのは、​一部の​大きな​会社だけでした。

そこに​登場したのが​SaaSです。​契約すれば​すぐに​使え、​改良も​提供会社が​続けてくれます。​多くの​会社に​とって、​業務システムと​いえば​SaaSを​選ぶもの、という​時代が​続きました。

ただ、​SaaSは​多くの​会社に​共通する​やり方に​合わせて​作られています。​自社の​やり方と​合わない​部分は、​業務の​側を​変えるか、​Excelや​手作業で​補うしか​ありません。​「便利には​なったけれど、​うちの​業務には​合わない」というも​どかしさは、​ここから​生まれます。

今は、​AIを​使った​開発で、​業務に​合わせた​システムを​少人数で​速く​作れるようになりました。​「SaaSに​合わせる」以外の​選択肢が、​中小企業にも​現実的に​なっています。​だからこそ、​どの​業務を​SaaSに​任せ、​どの​業務を​自社に​合わせて​作るかの​見極めが​大切です。

判断は、​3つの​問いで​決まる

1. ​その​業務は、​他社と​同じやり方で​いいか

経理、​勤怠、​給与、​名刺管理のように、​どの​会社でも​やり方が​大きく​変わらない​業務は、​SaaSが​向いています。​やり方を​自社で​工夫しても、​売上の​差には​つながりにくいからです。

一方、​受注の​受け方、​見積もりの​出し方、​お客様への​連絡の​仕方などに、​自社ならではの​工夫が​あって、​それが​選ばれる​理由に​なっている​場合が​あります。​その​業務を​SaaSの​型に​合わせると、​強みを​手放すことになります。​ここは​オーダーメイドを​検討する​価値が​あります。

業種ごとに​見ると、​たとえば​次のような​業務に、​自社ならではの​やり方が​残りやすい​傾向が​あります。

どれも​業種の​一般論です。​同じ​業種でも、​会社に​よって​強みが​ある​業務は​違います。​製造業で、​システムを​考える​前に​見積もりや​加工の​記録を​どう​整えるかは、東大阪の​町工場が、​Webで​新しい​取引先に​見つけて​もらう​ために​最初に​整える​ことでも​触れています。

2. SaaSに​合わせる​ための​手作業が、​どれだけ​増えるか

SaaSを​入れたのに、​足りない​部分を​Excelで​補い、​2つの​画面に​同じ​内容を​入力し直している。​こうした​状態は​珍しく​ありません。

導入で​減った​手間より、​合わせる​ために​増えた​手間の​ほうが​大きいなら、​その​SaaSは​業務に​合っていません。誰が、​週に​何時間、​何の​ために​二重入力を​しているかを​書き出すと、​判断が​はっきりします。

3. データを​自社で​持ち、​他と​つなぐ​必要が​あるか

顧客や​取引の​記録を、​他の​システムや​分析に​使いたい​場合は、​データを​取り出せるかが​重要です。​SaaSに​よっては、​CSVでの​出力や、​外部と​つなぐ​仕組み​（API）が​限られている​ことがあります。

契約前に​「必要な​データを、​必要な​形で、​いつでも​取り出せるか」を​確認しておくと、​後で​身動きが​取れなくなるのを​防げます。

SaaSと​オーダーメイドの​違い

どちらにも、​続けていく​うえでの​危険が​あります。​SaaSは​提供会社の​都合に​左右され、​オーダーメイドは​作った​人が​いなくなると​直せなくなる​ことがあります。

費用は、​5年で​かかる​総額で​比べる

SaaSと​オーダーメイドを​費用で​比べる​とき、​「月額」と​「開発費」を​そのまま​並べると​判断を​誤ります。​どちらも、​使い続ける​間に​かかる​費用を​足し合わせて​比べます。​目安として、​5年ほど​使う​前提で​考えると、​違いが​見えやすくなります。

見落としやすいのは、​表に​出てこない​費用です。​SaaSに​合わせる​ための​手作業に​かかる​人の​時間や、​二重入力の​ミスを​直す​時間も、​毎月の​コストとして​数えて​おくと、​比べ方が​正確に​なります。

迷った​ときの​判断の​流れ

上の​3つの​問いを、​順番に​当ては​めると​次のようになります。

1. その​業務は、​他社と​同じやり方で​困らないか​ → 困らないなら、​まず​SaaSを​試す
2. 試した​SaaSで、​合わせる​ための​手作業が​増えていないか​ → 増えていないなら、​そのまま​使う
3. 手作業が​増えている、​または​やり方自体が​自社の​強み → 足りない​部分だけを​作って​つなぐ​形を​検討する
4. つなぐだけでは​足りず、​業務の​中心が​SaaSに​合わない​ → ​その​業務を​オーダーメイドで​作る

いきなり4に​進む必要は​ありません。​1から​順に​確かめる​ことで、​作る​範囲を​必要な​分だけに​絞れます。

第三の​選択肢：SaaSを​使い、​足りない​部分だけ作る

実際には、​「全部​SaaS」か​「全部​オーダーメイド」かの​二択ではありません。

たとえば、​会計は​SaaSの​まま​使い、​自社の​受注データを​会計に​自動で​送る​仕組みだけを​作る。​予約は​SaaSで​受け、​予約が​入ったら​社内に​通知して​台帳に​記録する​部分だけを​作る。標準的な​部分は​SaaSに​任せ、​自社ならではの​部分と、​つなぎの​部分だけを​作る方法です。

作る​範囲が​小さい​分、​費用も​期間も​抑えられます。​SaaS側の​改良も​そのまま​受けられます。​業務システム選びで​迷っている​会社の​多くには、​まず​この​形を​おすすめしています。

私たちが、​予約管理システムを​自分たちで​作った​理由

私たちは、​受託で​システムを​作るだけでなく、​多業種に​対応した​予約管理システムを​自社プロダクトとして​開発・運営しています。

作る​側と、​使って​もらう​側の​両方を​経験して​分かったのは、​SaaSが​うまく​いくのは​「多くの​会社で​共通する​部分」を​丁寧に​作り込んだ​ときで、​会社ごとの​違いまで​全部を​1つの​サービスで​吸収しようと​すると、​かえって​使いに​くくなる、ということです。​だからこそ、​自社の​業務の​どこが​共通で、​どこが​自社ならではなのかを​見分ける​ことが、​システム選びの​出発点に​なります。

予約管理システムは、​企画から​運用まで​自分たちで​手が​けています。​技術責任者は、​業務システムの​要件定義から​開発、​保守運用までを​経験しています。​受託の​相談でも、​作る​範囲を​決める​前に​「SaaSで​足りる​部分」を​一緒に​確かめるのは、​この​経験からです​（進め方はシステム開発の​サービスに​まとめています）。

オーダーメイドで​作るなら、​小さく​始めて​育てる

オーダーメイドと​聞くと、​何か​月も​かけて​大きな​システムを​作る​姿を​想像するかもしれません。​今は、​AIを​使った​開発で、​画面の​試作を​早い​段階で​作り、​実際に​触りながら​決めていく​進め方が​できるようになりました。

1. 対象の​業務を​1つに​絞る。 いちばん手間が​かかっている、​または​いちばん強みに​関わる​業務から​始めます
2. 試作を​触って​決める。 紙の​仕様書だけで​決めず、​動く​画面を​見ながら​「ここは​こう​使いたい」を​固めます
3. 使いながら直す。 実際の​業務で​使ってみると、​必ず​想定と​違う​点が​出ます。​それを​直す期間を​最初から​見込んで​おきます
4. うまく​いったら、​隣の​業務に​広げる。 最初から​全部を​作らず、​効果を​確かめてから​範囲を​広げます

この​進め方なら、​最初の​投資を​抑えながら、​業務に​合っているかを​早い​段階で​確かめられます。

オーダーメイドで​失敗しやすい​パターン

• 何を​作るかが​決まらないまま​始める。 ​「今の​業務を​全部​システムに」では、​完成の​基準が​決まりません。​どの​作業の、​何を​減らしたいかを​先に​決めます
• SaaSに​ある​機能まで​作る。 ログイン、​権限管理、​帳票出力など、​既製品で​済む部分に​費用を​かけてしまいます
• 作った​人しか​直せない。 設計の​記録や​説明書が​残っていないと、​担当者が​離れた​時点で​手が​出せなくなります
• 保守の​予算を​取っていない。 作った​後も、​OSや​ブラウザの​更新、​法改正への​対応が​続きます

SaaSで​失敗しやすい​パターン

• 使わない​機能の​ために​高い​プランを​契約する。 必要な​機能が​上位プランに​しかなく、​他の​大半は​使わないまま、ということがあります
• 業務を​無理に​合わせて、​Excelが​増える。 上の​「問い2」の​状態です
• データを​取り出せない。 乗り​換えや​分析を​しようとした​ときに​初めて​気づきます
• 人数が​増えると​費用が​一気に​増える。 利用人数で​料金が​決まる​サービスは、​将来の​人数で​試算しておきます

相談や​見積もりの​前に、​準備しておく​こと

SaaSを​選ぶに​しても、​作るにしても、​次の​4つを​書き出しておくと、​比較と​見積もりが​ずっと​正確に​なります。

1. 対象の​業務の​流れ​（誰が、​何を​受けて、​何を​して、​誰に​渡すか）
2. いまExcelや​紙で​管理している​もの
3. その​システムを​使う​人の​人数と​役割
4. つなぎたい​既存の​システム​（会計、​予約、​顧客管理など）

完璧でなくて​構いません。​書き出す途中で、​「ここは​SaaSで​十分」​「ここだけは​自社の​やり方を​残したい」という​線が​見えてくることが​多いです。

選ぶ​基準は、​システムではなく​業務の​側に​ある

SaaSか​オーダーメイドかは、​システムの​良し悪しで​決まる​ものではありません。​自社の​業務の​どこが​他社と​同じで、​どこが​自社の​強みなのか。​その​見分けが​つけば、​答えは​ほとんど​決まります。

迷った​ときは、​まず​業務の​流れを​書き出す​ところから​始めてみてください。