業務システムを​入れ替える​ときの​データ移行Excelや​今の​システムから​移す前に​決める​こと

データ移行は、​新しい​画面を​作る​仕事とは​別に​数える

新しい​システムの​相談では、​話の​中心は​どうしても​画面や​機能に​なります。
入力の​手間を​どれだけ減らせるか、といった​話です。
ところが、​使い​始める​日の​朝に​必要なのは、​画面よりも、​今日までの​顧客や​受注や​在庫が、​新しい​システムに​正しく​入っている​ことです。

IPAは、​システムに​求める​ことの​うち、​機能以外の​もの​（非機能要求）を​一覧に​した​「非機能要求グレード」を​公開しています。
発注する​側と​開発する​側の​「認識の​行き違い」を​防ぐ​ための​道具で、​事業は​2018年度で​終わっていて、​最後の​版が​非機能要求グレード2018です​（⁠IPA：システム構築の​上流工程強化​（非機能要求グレード）​紹介ページ、​2026-10-06 確認）。
その​中に​「移行性」という​大きな​項目が​あり、​移行時期、​移行方式、​移行対象​（機器）、​移行対象​（データ）、​移行計画に​分かれています。
移す媒体の​種類には、​テープや​ディスクと​並んで、​紙の​伝票類も​数えられています​（⁠IPA：非機能要求グレード2018 改訂情報​（改訂箇所を​赤字に​した​活用シートを​付録に​収録）、​2018年4月25日、​2026-10-06 確認）。

大きな​システム向けの​資料ですが、​中小企業の​業務システムでも、​考える​ことの​並びは​そのまま​使えます。
見積もりを​読む​ときも、​データの​移行が​作業に​入っているか、​入っているなら​どこまでか、を​最初に​見てください。
見積もりの​比べ方は業務システムの​見積もりの​読み方に​書きました。

何を​移し、​何を​古い​形の​まま​残すかを​先に​決める

移す​データは、​少ない​ほど​早く、​間違いも​減ります。
全部を​移すのが​当たり前と​思われがちですが、​私は​まず​「新しい​システムで、​日々さわる​データは​どれか」から​数えるのが​よいと​考えています。

たとえば​顧客の​台帳は、​今の​取引先だけを​移す。
過去10年分の​受注は、​新しい​システムには​直近の​分だけを​入れ、​それより​古い分は​今の​Excelや​システムの​書き出しを​読み取り専用で​残しておく。
こう​分けるだけで、​整える​手間が​かなり​変わります。

ただし、​古い形で​残すと​決めた​データも、​捨ててよいわけではありません。
帳簿や​契約に​関わる​記録のように、​いつまで、​どの​形で​残すかを​確かめておきたい​ものも​あります。
顧問の​税理士などに​確かめてから​決めてください。

決める​ときは、​データの​種類ごとに​「移す・残す・​捨てる」を​1行ずつ​書いていきます。

この​表は​架空の​例です。
いちばん右の​列が​空く​データは、​移した​後に​誰も​責任を​持てないので、​移すか​どうかを​もう​一度​考えます。

Excelから​移す​ときに、​崩れやすい​ところ

Excelの​台帳を​新しい​システムに​入れる​ときは、​CSVという​テキストの​形で​書き出すことが​多くなります。
この​とき​崩れやすい​ところは、​Microsoftの​公式の​ヘルプに​書かれています。

ひとつは、​番号です。
Excelは、​先頭の​0を​自動で​消し、​大きな​数値を​「1.23E+15」のような​指数の​表記に​変えます。
有効桁数は​15桁までで、​16桁以上の​数値は、​15桁を​超える​部分が​0に​置き換わります​（⁠Microsoft サポート：先頭の​ゼロおよび​大きい​数値の​保持、​2026-10-06 確認）。
「0012」のような​顧客番号や、​郵便番号、​0から​始まる​電話番号、​長い​管理番号は、​書き出す前に​文字として​扱われているかを​見ておきます。

もう​ひとつは、​シートと​書式です。
ブックを​CSVなどの​テキストの​形で​保存すると、​書式は​すべて​消え、​保存されるのは​作業中の​シート1枚だけです​（⁠Microsoft サポート：ブックを​テキスト形式 (.txt または​ .csv) で​保存する、​2026-10-06 確認）。
セルの​色で​「休眠中」や​「要注意」を​表していた​台帳は、​その​意味が​書き出しの​時点で​消えます。
色で​分けていた​ことは、​列を​1本足して​文字で​書いておきます。

文字コードも、​つまずきやすい​ところです。
UTF-8という​文字コードの​CSVは、​BOMという​印を​付けて​保存されていれば​Excelで​ふつうに​開けますが、​そうでない​場合は、​データの​タブから​取り込む方法で​開くよう​案内されています​（⁠Microsoft サポート：Excel で​ CSV UTF-8 ファイルを​正しく​開くには、​2026-10-06 確認）。
新しい​システムから​書き出した​CSVを​Excelで​開いて​確かめる​ときに、​文字化けして​見えても、​データ​その​ものが​壊れているとは​限りません。
IPAの​非機能要求グレードも、​移す​データの​形式として、​アプリケーションに​依存した​形式や​テーブルの​形と​並んで、​文字コードを​挙げています。

公式の​資料には​出て​こない​崩れ方も​あります。
よく​あるのは、​同じ​取引先が​「株式会社」と​「（株）」で​2行に​分かれている​台帳です。
人が​目で​読むぶんには​困りませんが、​システムに​入れると​別の​取引先として​数えられます。
どちらの​表記を​残すかは、​開発する​側では​決められません。
台帳を​使っている​人と​一緒に​決めます。
Excelでの​管理が​どこで​限界に​なるかは、Excelでの​業務管理が​限界に​なった​ときの、​7つの​サインに​まとめています。

移した​中身を​確かめるのは、​頼む側の​仕事に​なる

移す作業​その​ものは、​開発会社に​任せられます。
ただ、​移した​結果が​正しいかを​最後に​確かめるのは、​頼む側です。

非機能要求グレード2018は、​移行作業の​分担に​ついて、​最終的な​移行結果の​確認は、​どの​段階を​選んでも​ユーザー​（発注する​側）が​実施する、としています。
共同で​作業する​場合は、​古い​システムの​移す​データの​調査、​データの​抽出と​変換、​新しい​システムへの​投入と​確認、​などの​分担を​決めておくよう​求めています​（⁠IPA：非機能要求グレード2018 改訂情報、​2026-10-06 確認）。

確かめ方は、​難しい​ものでなくてかまいません。
移す前と​後で、​件数が​合っているか。
売上や​在庫の​数量の​合計が​合っているか。
それから、​よく​知っている​取引先を​10件ほど​選んで、​新しい​システムの​画面で​1件ずつ​見比べる。

確かめる​人は、​台帳を​ふだん​使っている​人にします。
何が​おかしいかに​気づけるのは、​その​台帳を​毎日​見ている​人です。
その​人の​時間を、​切り替えの​前の​週に​空けておくことも、​移行の​計画に​入れておきます。

切り替える​日と、​戻す道を​決める

いつ新しい​システムに​切り替えるかは、​業務が​止められる​日から​決まります。
非機能要求グレード2018の​「移行の​スケジュール」には、​移行の​期間、​システムを​止められる​日時、​並行稼働​（古い​ものと​新しい​ものを​同時に​動かす​こと）の​有無が​並び、​例外が​起きた​ときの​切り戻しの​時間や、​事前の​バックアップの​時間も​含める​こと、と​書かれています​（⁠IPA：非機能要求グレード2018 改訂情報、​2026-10-06 確認）。

並行稼働は​安心ですが、​その間は​同じ​入力を​2回する​ことになります。
長く​続ける​ほど、​どちらが​正しいのかが​分からなくなるので、​期間は​先に​区切ります。

戻す道は、​切り替える​前に​しか​作れません。
私たちは​2026年9月に、​自社の​ドメイン​（www の​付かない​ bundlyze.co.jp）の​配信先を​別の​サービスへ​移しました。
データの​移行ではありませんが、​考え方は​同じです。
切り替える​前に、​書き換える​DNSの​値と、​触らない​値を​全部​書き出して​残し、​元の​値に​戻す手順を​先に​書きました。
さらに、​書き換える​Aレコードの​反映を​待つ​時間​（TTL）を​前もって​300秒に​下げておき、​戻す必要が​出ても​数分で​戻せる​状態に​してから​切り替えています。
DNSの​値は、​書き換えると​元の​値が​どこにも​残りません。
台帳の​データも​同じで、​移す直前の​状態を​書き出して​保管しておかないと、​移した​後に​「元は​どうだったか」を​確かめる​方法が​なくなります。
この​ときの​作業はSSL証明書の​期限切れ。
切れた​ときの​直し方と、​自動で​更新される​仕組みへの​移し方に​書いています。

顧客の​情報を​開発会社に​渡すときに​決める​こと

顧客の​台帳を​移すなら、​移す作業の​間、​開発会社が​個人情報を​扱うことになります。

個人情報保護法は、​個人データの​漏えいや​滅失などを​防ぐ​ために​必要かつ​適切な​措置を​取る​こと​（23条）と、​個人データの​扱いを​外部に​委託する​場合は、​委託先を​必要かつ​適切に​監督する​こと​（25条）を、​個人情報を​扱う​事業者に​求めています​（⁠e-Gov法令​検索：個人情報の​保護に​関する​法律、​2026-10-06 確認）。

実際に​決めておきたいのは、​データの​渡し方と、​移し終わった​後に​開発会社の​手元に​残る​写しの​消し方です。
メールに​付けて​送るのは​避けます。
動作の​確認には、​本物の​顧客の​名前を​使わず、​名前や​電話番号を​置き換えた​見本の​データで​足りる​場面も​多く​あります。
自社の​場合に​どこまで​決めれば​よいかは、​法律の​専門家にも​確かめてください。

相談の​前に、​移す​データに​ついて​書き出しておく​こと

開発会社に​相談する​前に、​次の​表を​埋めてみてください。
全部​埋まらなくてもかまいません。
空いた​ところが、​最初の​打ち合わせで​決める​ことになります。

今の​システムから​データを​取り出せない、​作った​会社と​連絡が​取れない、という​場合は、​先にシステムを​作った​会社と​連絡が​取れない​ときの​引き継ぎの​手順を​見てください。
取り出し方が​決まらないうちは、​移行の​計画も​立ちません。

この​表の​うち​「書き出せるか」と​「止められる​日」が​埋まると、​移行に​かかる​手間と、​切り替えの​日の​候補が​おおよそ​見えてきます。
新しい​システムに​何を​させるかの​整理と​合わせて、業務システム開発の​ご相談の​最初の​打ち合わせで​一緒に​見ていけます。
要件の​決め方は要件定義とはに​まとめています。

台帳を​1つ​見ると、​整える​場所が​具体的に​なる

移行の​話は、​説明を​聞くより、​実物を​1つ​見た​ほうが​早く​進みます。
いちばんよく​使っている​台帳を​1つ​開いて、​列の​数、​表記の​ゆれ、​セルの​色の​使い方を​眺めるだけでも、​どこを​整える​必要が​あるかが​見えてきます。
まずは​自社で​1度、​その​台帳を​新しい​人に​渡すつもりで​見直してみてください。

bundlyzeは、​大阪市北区の​グラングリーン大阪を​拠点に、​大阪・兵庫を​中心とした​関西の​会社の​業務システムの​開発と、​Excelや​今の​システムからの​データの​移行を​受け持っていて、​打ち合わせは​Web会議でも​対面でも​できます。
この​記事を​書いた​津嘉山は、​業務システム開発と​AWSを​専門と​する​エンジニアで、​業務システムの​要件定義から​開発、​保守運用までを​経験しています。