システムを​作った​会社と​連絡が​取れない。​業務システムを​引き継ぐ​手順

最初の​1週間で、​止めてはいけない​もの

作った​会社と​連絡が​取れなくなった​とき、​一番​怖いのは、​ある​日突然システムが​止まる​ことです。​多くの​場合、​原因は​技術ではなく、​支払いと​更新です。

• サーバーや​クラウドの​支払い。 支払いが​作った​会社の​名義だと、​その​会社が​支払いを​やめた​時点で​止まります
• ドメインの​更新。 期限が​切れると、​システムに​アクセスできなくなります
• 証明書の​更新。 期限が​切れると、​ブラウザに​警告が​出ます

まず、​これらの​更新日と​支払いの​名義を​確かめ、​期限が​近い​ものから​自社で​押さえます。

手元に​ある​ものを​確かめる

次に、​次の​5つが​自社の​手元に​あるかを​確かめます。

ドメインや​計測の​アカウントの​名義の​確かめ方は、制作会社から、​ドメインや​アカウントを​自社に​移す手順に​まとめています。

契約書で、​ソースコードの​権利を​確かめる

受託開発で​作った​プログラムの​著作権を、​作った​会社に​残すか、​発注した​会社に​移すかは、​契約で​決める​ものです。​国の​モデル契約書でも、​どちらに​するかを​合意しておく​項目になっています​（IPA：情報システム・モデル取引・契約書）。

• 権利が​自社に​移る​契約なら、​ソースコードを​受け取り、​ほかの​会社に​直して​もらうことができます
• 権利が​作った​会社に​残る​契約でも、​使い続ける​ことや、​直す​ことを​認める​条項が​入っている​ことがあります
• 契約書が​見つからない​場合は、​発注書、​見積書、​メールの​やり取りも​手が​かりに​なります

権利の​扱いが​はっきりしない​場合は、​引き継ぎの​作業を​始める​前に、​専門家に​相談します。

引き継ぎ先を​探す前に、​今の​姿を​書き出す

引き継ぐ​会社に​見積もりを​頼む​とき、​システムの​今の​姿が​分からないと、​正確な​見積もりが​出せません。​分かる​範囲で、​次を​書き出しておきます。

1. 何に​使っているか。 誰が、​どの​業務で、​どの​くらいの​頻度で​使っているか
2. 困っている​こと。 動きが​遅い、​直したい​画面が​ある、​など
3. つながっている​もの。 メール送信、​決済、​会計ソフトなど、​外部の​サービスとの​つながり
4. 止まった​ときの​影響。 半日止まったら、​何が​起きるか

これが​あるだけで、​引き継ぐ​会社は​ソースコードを​読む前に、​どこが​大事かを​つかめます。

引き継ぐか、​作り直すか

ソースコードを​読んだうえで、​引き継いで​直していくか、​作り直すかを​判断します。

作り直す​場合も、​今の​システムの​データを​どう​移すかが​一番の​山場です。​データの​形式と、​書き出す方法を​先に​確かめます。​見積もりを​比べる​ときは、業務システムの​見積もりの​読み方も​参考に​してください。

同じ​ことを​繰り返さないために

引き継ぎが​済んだら、​同じことが​起きないように、​持ち主を​自社に​しておきます。

• ソースコードは、​自社が​持ち主の​アカウント​（GitHub など）で​管理し、​作業する​会社に​権限を​付ける
• サーバーや​クラウドの​契約と​支払いは、​自社の​名義に​する
• パスワードや鍵は、​個人の​メモではなく、​会社として​管理する
• 契約書に、​ソースコードの​引き渡しと​権利の​扱いを​書いて​おく

私たち自身も、​作った​システムの​ソースコードは、​個人ではなく​会社の​アカウントで​管理しています。​パスワードなどの​秘密の​情報は、​ソースコードとは​別に​保管し、​ソースコードの​中には​書かないように​しています。

まず、​支払いと​更新日を​確かめる

作った​会社と​連絡が​取れなくても、​すぐに​システムが​止まるとは​限りません。​まずは​支払いの​名義と​ドメインの​更新日を​確かめ、​期限の​近い​ものから​自社で​押さえてください。​それから、​落ち着いて​引き継ぎ先を​探します。