業務システムの​運用コストを​下げる削る​前に、​費用を​4つに​分けて​持ち主を​決める

「システムの毎月の​費用が、​いつの​間にか​増えている」。
「保守の費用を​払っているけれど、​何を​してもらっているのか​分からない」。
運用コストの​話は、​たいていこの​2つの​どちらかから​始まります。

この​記事では、​業務システムを​動かし続けるための​費用を、​どこから​見直すかを​書きます。
作る​前の​見積もりの​読み方は業務システムの​見積もりの​読み方に、​保守契約で​確かめることはシステムの​保守契約で​確かめることに​まとめました。

運用コストは、​クラウドの​請求額だけではない

運用コストと​聞くと、​クラウドや​サーバーの​請求書を​思い浮かべます。
けれど、​システムを​動かし続けるために​かかっている​費用は、​それだけではありません。
私は、​次の​4つに​分けて​書き出すところから​始めます。

4つ目の​社内の​手間は、​請求書には​出てきません。
ただ、​毎月だれかが​2日かけて​データを​書き写しているなら、​それも​運用コストです。
クラウドの​費用を​少し​下げるより、​この​手間を​減らすほうが​効くこともあります。

書き出したら、​それぞれの​行に​「誰が払っているか」と「誰が中身を​知っているか」を書き入れます。
払っている​人と​中身を​知っている​人が​違う​行、​どちらも​空欄の​行が、​見直しの​候補です。

経済産業省の​DXレポート​（2018年9月）は、​日本企業の​IT関連費用の​80%が、​今の​事業を​維持し運営すること​（ラン・ザ・ビジネス）に割り当てられていて、​戦略的な​IT投資に​資金と​人材を​振り向けられていない、としていました。
同じ​レポートは、​短い目で​開発した​結果、​長い目で​保守費や​運用費が​高くなっている​状態を​「技術的負債」と呼んでいます​（経済産業省：DXレポート​（2018年9月7日）、2026年10月7日確認）。
大きな​会社を​前提に​した​数字ですが、​中小企業でも、​毎月の​固定の​費用が​新しいことに​使える​お金を​食っている、という​構図は​同じだと​私は​考えています。

使っていない​時間とものを​止める

最初に​手を付けやすいのは、​使っていないのに​動いているものです。

AWSは、​費用を​最適化するための​設計の​考え方の​中で、​開発や​テストの​環境は​平日に​1日8時間ほどしか​使わないことが​多く、​使わない​時間に​止めれば、​1週間168時間の​稼働が​40時間に​なり、​費用を​75%減らせる可能性が​ある、と​例を​挙げています​（AWS：Well-Architected フレームワーク コスト最適化の​柱 設計原則、2026年10月7日確認）。
使った​分だけ払う形の​クラウドなら、​止めた​時間の​分は​払わずに​済みます。

止める​前に、​そのものが​何のために​動いているかを​確かめます。
クラウドの​中に、​名前だけでは​用途が​分からない​サーバーや​データベースが​残っていることは​珍しく​ありません。
AWSなら、​リソースに​「タグ」というラベルを​付けておき、​コスト配分タグとして​有効に​すると、​費用を​タグごとに​分けて​追えます​（AWS：コスト配分タグを​使用した​ AWS コストの​整理と​追跡、2026年10月7日確認）。
「どのシステムの、​本番か​試験か、​誰が​持ち主か」をタグに​しておくと、​次に​見直すときに​迷いません。

ソフトや​サービスの​契約も​同じです。
人数で​数える​契約なら、​今​使っている​人の​数と、​契約している​数を​並べます。
同じことを​する​道具を​2つ​契約していないかも​見ます。

予算を​超えそうなときの​通知を、​先に​置いておく

運用コストが​「いつの間にか」増えるのは、​増えたことに​気づく​仕組みが​ないからです。
削るより​先に、​気づく​仕組みを​置いておくほうが、​後の​手間が​少なくて​済みます。

AWSの​「AWS Budgets」では、​月ごとの​費用の​予算を​決めて、​実際に​かかった​費用だけでなく、​このまま​行くとかかりそうな​費用​（予測）についても​通知を​受けられます。
予算の​情報は​1日に​最大3回更新される、とされています​（AWS：AWS Budgets に​よる​コストの​管理、2026年10月7日確認）。
更新に​時間差が​あるので、​通知を​受けた​時点で、​すでに​いくらか​使っていることは​前提に​しておきます。

通知の​届け先は、​請求を​見る​人と、​中身を​知っている​人の​両方にします。
片方だけだと、「増えた」は分かっても、​なぜ​増えたかを​誰も​説明できません。

サーバーを​持たない​形に​すると、​減るものと​残るもの

自前の​サーバーを​1台持って、​画面も​データも​そこで​動かしている​場合、​使っていない​夜も​費用が​かかり、​OSの​更新や​証明書の​更新も​人の​手で​続けることになります。
呼ばれたときだけ動く​クラウドの​関数や、​管理された​データベースに​分けて​載せると、​こうした​手間の​多くを​クラウドの​側に​任せられます。
AWSも、​マネージドサービスを​使うことで、​OSや​アプリケーションの​管理に​伴う​運用の​負担が​なくなる、と​説明しています​（前に挙げた​設計原則の​ページ）。
その​構成は小さな​会社の​管理画面を、​サーバーを​持たずに​作る​構成に​書きました。

私たちも、​自社の​ドメインのうち、​wwwなしの​名前の​証明書が​自動で​更新できない​形だったものを、​自動で​更新される​仕組みへ​移しました。
証明書の​更新を​人の​手で​覚えておく​必要は、​これでなくなりました。
経緯はSSL証明書の​期限切れ。
切れたときの​直し方と、​自動で​更新される​仕組みへの​移し方に​まとめています。

ただ、​サーバーを​持たない​形に​すれば​何でも​安くなる、とは​考えていません。
ずっと​高い​負荷で​動き続ける​処理なら、​使った​分だけ払う​形のほうが​高く​つくこともあります。
移すための​作業にも​費用が​かかります。
減るのは​主に​「持っているだけでかかる​手間」で、​設計と​データの​扱いを​考える​仕事は​残ります。
移すか​どうかは、​上の​4つの​表で、​どの​行が​いちばん​重いかを​見てから​決めます。

保守の​費用は、​中身を​書き出してから​見直す

保守の​費用が​高いと​感じたとき、​契約を​やめるか、​値下げを​頼むかを​考えがちです。
その前に、​保守で​何を​してもらっているかを​書き出します。

• 障害が​起きたときの​調べと​直し
• OSや​ソフト、​使っている​部品の​更新
• バックアップが​取れているかの​確認と、​戻せるかの​試し
• 小さな​修正や、​項目の​追加
• 問い合わせへの​回答

書き出してみると、「小さな修正」に毎月の​時間の​多くが​使われていることがあります。
その​場合、​直すべきは​保守の​値段ではなく、​何度も​直しが​要る​作りのほうかもしれません。
DXレポートが​「技術的負債」と呼んだ​状態に​近いのかもしれません。

逆に、​バックアップの​確認や​更新のように、​見えないところで​続けている​仕事を​削ると、​費用は​下がっても、​止まったときに​戻せなくなります。
私は、​バックアップ、​監視、​セキュリティの​更新の​3つは、​削る​対象から​外して​考えるように​しています。
保守契約で​何を​決めておくかは、システムの​保守契約で​確かめることに​詳しく​書きました。

私が​運用コストの​相談で​最初に​聞くこと

bundlyzeは​業務システムを​受託で​開発していて、​受託で​培った​技術で​自社の​サービスも​開発し、​運用しています。
自分たちで​運用もしているので、​作った​後に​かかる​費用と​手間は、​作る​前の​設計で​かなり​決まることを​実感しています。

運用コストの​相談で、​私が​最初に​聞くのは、​毎月の​請求書が​誰のところに​届いているかと、​システムの​中身を​説明できる​人が​社内か​外に​いるか、の​2つです。
金額を​下げる​手は​その後に​考えます。
中身を​知る​人が​いないまま​削ると、​何が​止まるかが​分からないからです。

bundlyzeは​大阪市北区の​グラングリーン大阪を​拠点に、​業務システムの​開発と、​クラウドの​構成の​整理・移行・運用の​整備を​受け持っていて、​運用コストの​相談も、​費用の​内訳と​持ち主を​書き出すところから​受けています。
全国から​ご相談いただけます。
打ち合わせは​Web会議でも、​対面でも​可能です。
この​記事を​書いた​津嘉山は、​業務システム開発と​AWSを​専門と​する​技術責任者です。

まずは、​先月の​請求書を​全部​集めて、​4つの​分け方の​どこに​入るかを​書き出してみてください。